Sunday, 7 February 2010

Bagaimana untuk membentang dengan berkesan

Dalam pembentangan, ada tiga masa yang penting,
  1. Sebelum
  2. Semasa
  3. Selepas
Yang selepas tu boleh dilupa. Yang sebelum dan semasa tu, sangat penting, jadi jangan abaikan.

Sebelum
Pastikan syarat-syarat/situasi pembentangan. 
-Korang kenalah cari ciri-ciri yang dikehendaki dalam pembentangan tu. Kalau tak tak bergunalah. Antara maklumat yang penting adalah:
  1. Tema pembentangan.
    • Tema ni maksudnya, suasana pembentangan. Contohnya, kalau pembentangan pertandingan perdagangan tu, kenalah bertindak professional, sebab itulah yang dikehendaki pengadil.
  2.  Jangkamasa pembentangan.
    •  Jangkamasa pembentangan ini pun sangat penting. Contohnya, pembentangan pertandingan perdagangan tu, rupanya 10 minit bukan 20 minit. Jadi, kenalah di ringkaskanlagi pembentangan tu. Tapi hati-hati ye, kalau panjang sangat, korang ambil risiko menyebabkan penonton bosan jika pembentangan anda tidak cukup fresh atau meyakinkan. Kalau pendek sangat, takut maklumat yang nak disampaikan tak sampai.
  3. Siapa yang nak bentangkan.
    •  Yang ini pun penting, siapa yang membentang. Takkan kamu sorang aje. Seelok-eloknya lebih separuh ahli membentang. Ini akan memberikan impressi yang baik kepada juri. Juri akan berpendapat yang ahli-ahli lain juga berkebolehan. Yang seterusnya memperlihatkan yang pasukan itu berkebolehan.
  4. Yang lain-lain.
    • Yang lain-lain ini pun penting. Pendek kata, semuanya pentinglah. Apa yang dimaksudkan dengan lain-lain ini adalah apa yang lain-lain. Contohnya, ada pakai projector atau tidak, ada pakai microfon atau tidak dan sebagainya, pentasnya besar atau tidak. Oh ya!
  5. Tempat membentang dan teknikal.
Cari apa yang nak dibentangkan. 
-Selepas korang dapat tau situasi pementangan tu, korang kenalah mula mencari maklumat yang nak dibentangkan. Maklumat ini bergantung kepada syarat-syarat pertandingan yang tadi lah. Seeloknya, maklumat yang korang cari, lebih ”berisi” dan kurang ”anginnya”. Maksudnya, padat. Dan pastikan maklumat korang benar.

Bersedia untuk membentang.
  • Persediaan pembentangan ini sangat penting. Dan sekali lagi saya kata ’Senang kata, semuanya penting’. Seeloknya, korang reherse sama-sama sekurang-kurangnya dua kali. Dua kali itu pun sebenarnya tak cukup bergantung kapada pengalaman korang. Masa sangat penting. Sebab tulah korang kena rehearse.Yang tak perlu bersedia untuk membentang ialah mereka yang sangat bernasib baik sehingga tak perlu bersedia kerana, mereka dah lama tau macam mana nak membentang. Tips: Kalau korang pakai powerpoint, ada kebolehan untuk ’rehearseTiming’ supaya korang boleh pastikan timing korang betul.
  • Pembuatan powerpoint. Pengediaan powerpoint ini sangat penting sampai boleh buat buku hanya berdasarkan tajuk ini. Apapun, ini adalah antara beberapa tips yang berguna:
    • Tak perlu power sangat. Kebanyakan pelajar beranggapan yang powerpoint yang hebat menunjukkan kebolehan mereka lantas beranggapan yang markah akan bertambah. Ini ulasan saya, powerpoint yang terlalu advance, akan menyusahkan pembentangan, dan menyukarkan pembentang untuk menarik perhatian penonton, dan juga berisiko untuk bermasalah.
    • Jadi, keep it simple. Tapi jangan simple sangat. Ini effect yang say paling gemari :fade, faded zoom, ascend, descend. Saya selalunya letak speed “very fast”. Supaya lancer.
    • Background sound, pastikan bertepatan dan PERLAHAN. Jangan bising sangat. Nanti ia akan mengganggu persembahan.
    • Jangan gunakan banyak sangat masa dalam membuat powerpoint. Ia tidak berbaloi.
    • Sebenarnya, hebatnya pembentangan itu tidak bergantung kepada powerpoint, tetapi dengan pembentang. Yang pasal pembentang itu nanti kita ceritakan.
    • Teks, dalam powerpoint, jangan detail. Seeloknya, tak lebih daripada tiga baris. Yang bahagian detail-detail, banyak sangat teks, letak dalam kertas flier dan edarkan kepada penonton.
    • Pastikan tulisan jelas. Projektor ada contrast yang lemah, bermaksud, korang kena pastikan teks jelas.
    • Gunakan ”Slide Master”. Apa itu ”slide master” korang kena cari sendiri.
    • Jangan pakai hyperlink atau menu. Ia tidak berguna untuk pembentangan.
    • Pastikan, ia bergerak tanpa interaksi daripada penonton. Maksudnya, sama ada ia bergerak secara automatik, atau ia digerakkan oleh rakan yang bertugas di laptop.
    • Pastikan ia berfungsi. Convert awal-awal. Jangan jadi macam pasukan cun punye yang tak bersiap sedia mengenai ini.

Yang itu, sebelum pembentangan. Seeloknya, seminggu sebelum pembentangan. Minimum, sehari setengah sebelum pembentangan.

Seterusnya...
SEMASA Pembentangan.
Semasa pembentangan pun ada bahagiannya jugak, Pembukaan, Pembentangan dan Penutup. Kesemuanya penting. Tapi sebelum itu, kita kena persediakan pembentang dengan persediaan-persediaan metal dan fizikal. Bahagian yang inilah yang diceritakan oleh artikel sepanjang 4700 patah perkataan itu.

Persediaan Pembentang untuk Pembukaan, Pembentangan dan Penutup.

Fizikal.
  • Pakaian.
    • Pakaian mestilah elok mata memandang. Elok mata memandang bermaksud senang dipandang. Jangan menjolok mata, susah penonton nak tengok pembentangan kalau dah buta. Jangan terlalu menarik, nanti penonton asyik tengok baju aje.
  • Kesihatan.
    • Sihat tubuh badan itu satu kemestian. Walaupun ada kes-kes tertentu yang mana sebelum membentang demam, selepas membentang, terus sihat, tetapi, jika anda demam, ia pasti akan mengganggu konsentrasi anda.
  • Tubuh badan.
    • Maksudnya di sini ialah, penampilan semula jadi itu sebenarnya ada sedikit penting. Kalau anda gemuk dan sedang membentang mengenai produk pengurus badan, macam mana penonton nak percaya?
  • Ketinggian.
    • Tinggi melambangkan keyakinan. Kalau tak tinggi, sekurang-kurangnya nampak tinggi. Ahli-ahli lain cuba rendahkan.
  • Suara.
    • Suara itu fizikal? Saya kira fizikal jugak lah. Suara mesti ada. Jangan bisu. Kalau anda ada suara ibarat penyampai radio, itu sangat bagus. Seperti pembentangan kumpulan dari sekolah XXX (di kursus pembubaran syarikat). Dua pembentang membentang sekaligus menyebabkan pembentangan mereka ibarat iklan radio yang sangat menyakinkan. Effect timing diorang memang brilliant. Kalau anda seorang perempuan dan mempunyai suara seorang perempuan lagi bagus. Kajian menyatakan bahawa suara perempuan lebih cepat ’ditangkap’ berbanding suara lelaki. Kalau kamu tahu menyanyi lagi bagus. Gunakan suara nyanyian kamu. Dan pastikan suara kamu lantang dan jelas.

Mental.
    Persediaan mental ini susah sikit nak diterangkan sebab minda manusia terlalu subjektif. Namun begitu persediaan mental sebenarnya merupakan aspek yang paling penting dalam pembentangan. Saya ada cerita dengan agak detail persediaan mental dalam artikel saya yang 4700 patah perkataan itu.
    Tetapi, disebabkan saya rasa saya patut ringkaskan sedikit dalam artikel hari ini, saya akan ringkaskan. Pertama, pembentang mestilah tau apa yang hendak dibentangkan. Kalau tidak dia akan membentangkan cara-cara hendak menangkap ular dalam konvensyen pembuat kereta yang tak ada kaitan dengan ular. Pembentang juga mesti ingat apa yang akan dikeluarkan dalam slide. Kalau nak senang, seeloknya buat skrip sewaktu pembentangan. Tetapi, kalau nak bagus, jangan pakai skrip sewaktu pembentangan. Yang lagi bagus boleh terjadi jika pembentang hanya ingat isi-isi penting sahaja. Seeloknya, pembentang tulis atas kad-kad yang diletakkan di tapak tangan. Pastikan pembentang boleh tukar kad itu dengan senang andaikata isi yang lain ada kat atas kad yang lain. Dan seeloknya, jangan buat penonton perasan yang kamu ada kad.
    Kedua, jangan takut. Sebenarnya, satu-satunya perkara yang nak ditakuti dalam pembentangan adalah jika anda menjadi takut untuk gemuruh. Hah, yang ini soalan yang banyak orang ajukan ”Macam mana nak tak takut sewaktu pembentangan”. Jawapannya ialah, anda akan tetap takut. Tetapi ada beberapa cara untuk tidak gemuruh/takut (saya anggap itu perkara biasa). Pertama dan yang paling penting, ketahuilah yang gemuruh itu adalah reaksi normal yang ada dalam diri setiap manusia. Bila kita membentang, kita memang akan gemuruh. Dan itu adalah perkara biasa yang tidak perlu dibimbangkan. Kedua, ketahuilah tiada apa yang perlu ditakuti kecuali tuhan. Adakah penonton itu akan bangun dan datang membunuh anda? Adakah penonton ada pistol yang diajukan kepada anda? Adakah kamu akan mati jika kamu melakukan kesalahan di atas pentas? Jadi, tiada apa yang perlu ditakuti. Ketiga, anggap mereka sebagai manusia. Penonton yang ada dibawah itu adalah manusia juga. Tiada antara mereka yang ada tangan lebih. Keempat dan yang paling penting, Yakin. Anda tidak perlu untuk yakin akan diri sendiri, cuma yakin akan apa yang anda mahu bentangkan. Tetapi yakin pada diri sendiri pun elok jugak. Contoh: Anda membentangkan bahawa 2+3 bersamaan 5. Jadi, katakanlah bahawa apa yang anda bentangkan itu betul. Tiada apa yang hendak ditakuti. 2+3 memang =5. Dan jika penonton mengatakan yang 2+3=4 maka anda tahu yang bukan anda yang salah, tetapi penonton yang salah. Tiada apa yang hendak ditakuti. Sebenarnya, masalah anxiety atau dalam BMnye gemuruh atau gelisah adalah terlalu luas sehingga bolah buat buku. Saya ada baca lebih 5 ebook hanya berkenaan tajuk ini. Jadi, seeloknya, korang sendiri yang pergi cari buku itu.

Baiklah, kita ke tajuk yang seterusnya, Pembukaan, Pembentangan dan Penutup. Tetapi sebelum itu, kita kena ada sedikit briefing tentang teknik-teknik pembentangan yang common dalam pembukaan, pembentangan dan penutup.

Peringatan dalam Pembukaan, Pembentangan dan Penutup.

Bahagian ini pun ada diceritakan dengan agak mendalam dalam artikel 4700 patah perkataan saya. Tapi, atas dasar rumusan, berikut merupakan hukum-hukum asas pembentangan:
  • Jangan buat penonton bosan.
    • Seperti biasa, jangan buat penonton bosan. Juba buat lawak sikit. Tapi sikit jangan banyak sangat.
  • Jangan keluar topik.
  • Sentiasa pastikan penonton mengambil perhatian.
  • Pembentangan yang ringkas dan padat adalah pembentangan yang baik.
  • Pertindak professional.
  • Cuba buat sesuatu kelainan.
  • Antonasi itu penting.
  • Bahasa badan memainkan 70% dalam komunikasi. Jadi, gerakkan badan dan tangan. Secara professional. Berjalan-jalan dekeliling penonton, dan pastikan penonton memandang kamu.
  • Pastikan ada pertentangan mata. Cuba lihat sekeliling dewan. (memandangkan mereka ada ramai) 60% tentangan mata itu sesuai.
  • Jika ada masalah, bagitau penonton dengan jujur dan minta maaf secara professional.

Hah, itulah dia. Ringkas. Namapun ringkasan.

Baiklah, ini dia tajuk yang ditunggu-tunggu dari dua mukasurat lepas...
PEMBUKAAN.
Pembukaan sesuatu pembentangan agak penting. Jadikannya formal dan jangan lupa salam. Salam pembukaan. Cuba selitkan pantun. Cuba buat kelainan, seperti, mula-mula sekali pantun, baru salam. Cuba pakai perkataan salam yang baru sepert ”Salam 1 Malaysia”. Suara meyakinkan. Pastikan pembukaan menarik perhatian. Kalau tidak, tidak bergunalah pembentangan itu. Cuba dekatkan diri dengan penonton. Ceritakan sedikit tentang diri sendiri seperti ”Saya hanyalah manusia biasa seperti kamu juga yang hanya mahu menyampaikan idea baru”. Buat penonton rasa macam kamu kawan mereka. Jangan berlagak sombong. Atau sombong bodoh. Mak saya selalu kata yang saya sombong pandai. Saya tak tahulah kalau itu menjadi kesalahan.

PEMBENTANGAN
Yang paling penting di sini adalah untuk memastikan penonton tidak bosan. Jadi, pastikan kamu mempunyai kekuatan yang cukup untuk memastikan penonton terus berjaga. Tolong jangan lama sangat. Nanti bosan. Makin lama pembentangan, makin susah untuk membentang. Jangan putus asa. Teruskan perjuangan. Tarik perhatian penonton. Gunakan teknik komunikasi berhenti sekejap-sekejap yang berkesan. Antonasi itu penting.

PENUTUP.
Secara perlahan-lahan, turunkan aura kamu. Jangan berhenti mengejut. Bertindak professional . Minta maaf jika kamu ada buat salah. Pakai pantun kalau boleh. Jangan bersyair pulak. Saya tak pernah dengar orang buat macam tu. Akhirinya dengan salam.

KESIMPULANNYA
Kesimpulannya, teks sepanjang 6 muka surat ini adalah kesimpulan mengenai teknik pembentangan. Ada banyak lagi teknik-teknik lain seperti menyelitkan hypnosis dan sebagainya. Jadi apa yang kamu perlu buat ialah, pergi cari buku mengenai ini dan bacanya. Itu sahaja untuk kali ini. Sekian.

No comments:

Post a Comment